Praxis

Büromanager in der Praxis – ein weites und persönlich geprägtes Feld

In dieser Rubrik stellen wir in loser Reihe das neu entstehende Berufsbild des Büromanagers an konkreten Beispielen vor. Sicher zeichnen sich Ähnlichkeiten in den Aufgabengebieten ab. Zugleich schaftt sich jedes Büro die Stelle so, wie diese am besten passt. Und nicht zuletzt bestimmen Ausbildung und Persönlichkeit des Büromanagers die individuelle Ausgestaltung des Arbeitsplatzes.

 

„Partner vom Chef“ – Claudia Dekorsy, Architekturbüro Peteranderl, Nürnberg

Assistentin der Geschäftsleitung lautet der offizielle Titel für ihren Arbeitsbereich, „Abteilung Finanzen“ der interne. In der Tat trägt Claudia Dekorsy Verantwortung für die finanziellen Belange des Büros. Was auch darin Ausdruck findet, dass sie Prokura hat.

„Meine berufliche Laufbahn begann mit einer kaufmännischen Ausbildung in einer Reedereivertretung.“ Begeistert von ihrem Organisations- und Kommunikationstalent, wies ihr ein Freund den Weg in die Branche Architektur. 2004 wechselte Claudia Dekorsy und war fortan Assistentin von zwei Inhabern eines großen Planungsbüros. Seit 2008 arbeitet sie nun im Architekturbüro Peteranderl (www.peteranderl.net)

„Ich verstehe mich nach wie vor einfach als Frau Dekorsy; mein Chef nennt mich allerdings immer öfter Büromanagerin.“ Der Begriff ist noch ungewohnt, trifft allerdings gut ihre Position und ihre Aufgaben. Dazu gehören: Honorare, Verträge, Rechnungs- und Mahnwesen, Zuarbeit zur Buchhaltung, Ressourcenplanung, Büroorganisation und VOF-Verfahren. Als Prokuristin geht sie auch schon mal mit zu Auftragsverhandlungen. „Prokura haben bei uns drei Mitarbeiter, zwei Planer und ich. Je zwei sind geschäftsfähig. So können wir vieles übernehmen, den work-flow effektiver gestalten.“

Da das Büro auf aktuell 17 Mitarbeiter gewachsen ist, arbeiten in der Verwaltung neben Claudia Dekorsy nun noch 2 Teamassistentinen. Früher war sie erste Ansprechpartnerin für alles, heute verlagern sich die Dinge des Alltags mehr und mehr auf die Assistentinen.

In der Fortbildung „Büromanager/in Planungsbüro“ im November 2014 hat sie einen Handlungsplan für die Büroentwicklung erstellt. „Den habe ich danach im Büro noch detailliert und weitergeschrieben. Vor allem habe ich mir überlegt, wer mich bei welcher Aufgabe am besten unterstützen könnte – und natürlich umgekehrt. Jetzt nehmen wir uns Zeit für die Umsetzung. Viele Entwicklungsmaßnahmen brauchen ja auch Akzeptanz.“

Claudia Dekorsy hat sich im Büro Peteranderl eine Führungsstelle aufgebaut. „Das ging und geht nur mit der Autorisierung durch den Inhaber. Nach wie vor ist der Respekt für den Chef bestimmend für meine Tätigkeit. Und ja, man bekommt so viel, wie man bereit ist zu tragen; und was man bekommt, muss man auch tragen wollen.“